Nu är ni som redan har version 2.2 uppgraderade med ett par nya saker!

Avbokningsfunktion

Funktionen för avbokning som sedan länge varit tillgänglig via Medlem > Mina bokningar har även lagts till i admin!

Ni når funktionen via Medlem > Detaljer och på snabbmenyn intill resp. bokning. Detta innebär att ev. faktura krediteras automatiskt innan bokningen raderas, så man behöver ej längre kreditera fakturan först längre.

Eget sidhuvud

Det är nya möjligt att ändra sidhuvud på hemsidan direkt i admin, via Hemsida > Design > Sidhuvud.

Sidhuvudet har följande alternativ:

1. Enskild bild (som standard)
2. Bildspel (med inställningar för tid per bild, div. transitioner/effekter mm.)
3. Slumpad. 1-5 bilder slumpas mellan olika sidor.

Sidhuvudet är begränsat till max 5 bilder, vilka kan laddas upp och beskäras till rätt storlek direkt i admin!

---------------

De nya funktionerna görs som vanligt tillgänliga via System > Inställningar > Användare > Behörighet. Utöver detta har en rad buggar åtgärdats som inrapporterats till supporten.

Nu går vi över på responsiv design, konto och anmälan enklare och snabbare. Betalhantering och redovisning mycket bättre!

Under helgen kommer vi att rulla ut den senaste versionen av KanslietOnline™ som innehåller en rad nya funktioner.

Om ca. 1 vecka följer nästa uppgradering med ny layout, möjlighet till fler navigeringsalternativ samt mobilanpassning!

Observera att ni som är administratörer måste uppdatera behörighetstabellerna i SYSTEM > ANVÄNDARGRUPPER > BEHÖRIGHET för att ni ska få tillgång till de nya funktionerna!

Som vanligt kommer det i början finnas kvar cachat innehåll från den gamla versionen, så saker kan upplevas som konstigt eller "fel", men uppdatera några gånger (CTRL + R eller CTRL + F5) så ska innehållet förnyas.

Sammanfattning

1. Nya funktioner!
2. Förbättrat!
3. Mycket mer är på gång!

1. Nya funktioner

Fakturabetalning med BGMax-filer

Vi har byggt in stöd för import av s.k. BGMax-filer via bankgiro. Genom att importera dagens bankgirofil prickar du inbetalningarna automatiskt.

Samtidigt tar systemet ta hand om allt merarbete med påminnelseavgifter och tillgodoinsättningar.

Spara massor med tid!

Egna fält

Det finns nu möjlighet att lägga till extra medlemsfält. Dessa fält kan vara av typen text, textbox, rullista (selectlista), kryssrutor eller till och med bilder/filer!

Det finns ingen begränsning antalet fält och dessa kan knytas till specifika platser i systemet, t.ex. endast på mina inställningar eller i bokningsprocessen.

Informationen från dessa går även att inkludera i exportunderlagen över medlemmar, medlemsmatrikel eller grupplistorna. Självklart är dessa fält även sökbara på Medlem > Sök!

Kontakta oss för mer information och aktivering av den här funktionen!

OCR

Nu kan ni även använda er av OCR på era fakturor för att göra det lättare både för klubben och era medlemmar att betala sina fakturor rätt.

Kontakta oss för mer information och aktivering av den här funktionen!

Redovisning

Med våra nya redovisningssidor får du full kontroll på ekonomiläget. Oavsett redovisningsmetod ser du direkt i klartext vad som ska bokföras.

QR-kod för betalning av fakturor

Nu finns möjlighet att inkludera en s.k. QR-kod på era fakturor. Dessa används för betalning av en faktura genom att ni läser in koden i er bank-app. För att aktivera, gå till System > Inställningar > Globala inställningar och fliken Verksamhet.

Observera att ni även måste ange ert organisationsnummer på fliken Klient för att koden skall visas.

Export av struktur

Få koll på bokningsstatus för en hel sektion på samma gång!

Den nya funktionen genererar en Excelfil med en enkel översikt för era sektioner, inklusive typ/nivå och grupp, samt information om beläggning (antal bokade platser) inom en vald period.

Ni hittar funktionen via Verksamhet > Verksamhetsstruktur > Exportera.

Historik/statistik

Den här funktionen ger en enkel översikt över de nivåer medlemmarna tidigare ingått i. Man kan välja att exportera 6, 12, 18 eller 24 månader bakåt i tiden.

Ni hittar funktionen via Verksamhet > Bokningar > Historik.

Slå ihop tävlingar

Den här funktionen används för att slå ihop två eller flera tävlingar. Detta är bra när man importerat statistik via OCTO och grodan, då ofta två separata tävlingar skapas för resp. dag.

Pass, grenar, anmälningar och statistik kommer att föras över till den tävling ni väljer att behålla!

Ni hittar funktionen via Tävlingar > Översikt genom att välja minst två tävlingar och sedan trycka på knappen "Slå ihop tävlingar" längst ner på sidan.

Grupplistor som MS Excel

Som komplement till grupplistor som PDF går det även att exportera dessa som Excelfiler, för en eller flera grupper. Dessa exporteras via Verksamhet > Bokningar > Översikt eller via Ledarinloggning > Start.

Sektionsspecifika anmälningssidor

Det går nu att skapa anmälningssidor för en vald sektion. Detta görs i Hemsida > Innehållshanterare och när man valt "Anmälningar" som Infoga sida kan man nu välja att endast visa en specifik sektion. Gör man inget val i listan kommer alla tillgängliga grupper i alla sektioner att visas.

Lösenordshantering

Det är nu möjligt för era medlemmar att direkt byta sitt lösenord när man är inloggad. För att inkludera sidan, gå till Hemsida > Innehållshanterare och skapa en ny sida. Välj att inkludera sidan Medlem > Lösenordshantering och spara. Lägg den under Mitt konto för snabb åtkomst.

2. Förbättrat!

Avvikande aktivitetspriser

Nu går det att ange avvikande priser för aktiviteter för resp. medlemstyp. När man lägger till en ny, eller redigerar en befintlig grupp kan man ange ett pris för en eller flera specifika medlemstyper, samt ett pris för icke-medlemmar.

Texteditor/filhanterare

Texteditorn och filhanteraren som återfinns på flera platser i systemet har uppgraderats till sina resp. senaste versioner.

Det här innebär bättre användarvänlighet, funktioner för att t.ex. snabbt inkludera "veckoscheman" (se verktyget "mallar") och snyggare formatering av text.

Förbättrad kontoregistrering!

Flödet för kontoregistrering har förbättrats avsevärt. När man skapar ett konto blir man direkt inloggad och uppmanad att ange ett lösenord, sen är man igång och kan göra en aktivitetsbokning. Kontot kan därmed aktiveras vid ett senare tillfälle. Observera att om man loggar ut måste man aktivera sitt konto och ange ett nytt lösenord för att åter kunna logga in.

Ledare > Aktivering

Då man aktiverar sitt ledarkonto loggas man nu in automatiskt.

E-postlistor

Nu finns möjlighet att skapa e-postlistor baserat på betalda eller obetalda medlemsavgifter. Ni hittar funktionen på Medlem > Sök > Sök erlagda medlemsavgifter och fungerar på samma sätt som Excelexporten. Välj det nya alternativet E-postlista längst ner.

Övriga förbättringar är att det nu går att filtrera bort dubbletter från e-postlistor, båda via den nya funktionen och när man skapar en ny lista via Verksamhet > Bokningar > Översikt.

3. Mycket mer är på gång!

Ny layout!

Vi håller just nu på att testa nästkommande version av systemet. Vi är stolta att kunna presentera ett helt nytt utseende/design som dessutom är s.k. responsivt. Det här innebär att sajten anpassas efter skärmen som besökaren använder. Alltså samma upplevelse och användarvänlighet på er mobil eller surfplatta så som på datorn.

I den nya layouten finns även möjlighet till toppnavigering, d.v.s. huvudmenyn högst upp. Självklart finns den ordinarie vänsternavigeringen kvar för dom som fortsättningsvis vill använda den. Det finns även möjlighet att blanda hur man vill mellan de olika mallarna!

Gå gärna in på vår demo-sajt https://demo.kanslietonline.se/ för att se den nya layouten! Prova att skapa ett medlemskonto för att se de låsta sidorna!

Närvarohantering

Vi räknar med att ha en lösning på plats under hösten! Och förhoppningsvis även full integration med IdrottOnline!

Utvecklingsprotokoll

Att kunna bygga upp sina egna protokoll som tränare kan fylla i och deltagaren se (det som t.ex. kallas Simlinjen inom Svensk simning).

Integrationen av medlemmar är igång och den nya närvaroappen funkar! Ett antal föreningar har redan gått igång och med denna release finns funktionerna hos alla.

Enkelt att komma igång

Det finns manualer som föreningsansvariga kan ladda hem som visar hur ni enkelt kommer igång.

Logga in på vår supportsajt så finner ni bilagorna där. Om ni inte har ert lösenord, använd funktionen glömt lösenord för att få ett nytt lösenord skickat till er. Observera att ni ska använda samma e-postadress för supportsajten som ni gör för ert KanslietOnline™-system!

Vill ni få rätt på medlemsantalet en gång för alla och till rapporten hör ni av er bums så kan ni få hjälp både att rensa/inaktivera gamla och aktivera aktuella.

Komma snabbt igång?

Då kan klubbens föreningsansvariga kontakta supporten så hjälps vi åt!

Närvaroregistrering på nätet

Närvaroregistrering på nätet är i full gång med enkla verktyg och några smarta LOK-lösningar.

Några kommentarer från piloterna:

Enkelt att ställa in och skapa aktiviteter.

Tydligt och mycket snabbt för tränarna att registrera närvaro rätt "ute i fält".

Skärmdumpar från KanslietOnline™ Närvaroapp

Skapa medlems/ledarkonto

Ny funktion på sidorna Medlem > Detaljer resp. Användare > Detaljer gör det möjligt att skapa ett medlemskonto från ett befintligt ledarekonto, och vice versa. Detta kräver i dagsläget att man angett ett fullständigt Svenskt personnummer.

Mina tider/resultat

Det går sedan en tid tillbaka att se en medlems enskilda tävlingsresultat/rekord på sidan Medlem > Detaljer.

Förbättrat!

Gruppöversikt

Sidan Verksamhet > Verksamhetsstruktur > Grupper > Översikt kommer nu ihåg ditt senaste urval. Detta innebär att även om du hoppar mellan sidor kommer alltid den nivå/period du valde sist att vara förvald.

Spärrade medlemmar

Om en medlem är spärrad från aktivitetsbokning, framgår det numer även direkt på sidorna för tvångsanmälan/skapa order.

Egna fält

Fält som är obligatoriska är nu endast det för medlemmar, för att underlätta det administrativa arbetet!

Kontoåterställning/aktivering

Förtydligat instruktion över hur man återställer sitt medlemskonto.

Nyheter

Nyheter som är låsta till endast medlemmar visas med ett hänglås intill rubriken.

När ni gjort alla nödvändiga inställningar för export mot IdrottOnline (sektionsinställningar mm.), gå till System > Schemalagda aktiviteter och tryck på den gröna ikonen "Aktivera" för "IdrottOnline Inaktivering" samt "IdrottOnline Export".

Detta för att automatiken skall aktiveras. 

"IdrottOnline Export" är funktionen som håller ert register hos IdrottOnline uppdaterat när det gäller aktiva medlemmar och grupper/aktivitetsbokningar, medan "IdrottOnline Inaktivering" håller koll på gamla medlemmar som ännu längre är aktiva.

Välkomna att höra av er till supporten (support@kanslietonline.se) om ni har några frågor!

Förbättrat!

Närvarohantering och integration idrottOnline

Ni har väl inte missat att komma igång med digital närvarohantering och integration med IdrottOnline. Närmre 20 föreningar kunde lyckosamt genomföra sin första LOK-ansökan för våren.

Dessutom: Vi har byggt specialrapporter så man kan anpassa efter sin egen kommuns regler och de första kommunerna Täby och Danderyd har officiellt godkänt KanslietOnline™ för ansökan med våra rapporter direkt från systemet.

Kolla gärna med oss och er kommun om ni kan få samma godkännande.

Närvaroregistrering/samrapportering

Det finns längre ingen begränsning i antal tillfällen man kan samrapportera. Systemet kommer föreslå när samrapportering är möjlig. Detta gäller endast tillfällen med 1st närvarande ledare och för tillfällen som startar på samma klockslag.

OBS! För er som har tillfällen för höstterminen som passerat som ska samrapporteras, ni måste gå in på dessa tillfällen för att ”koppla ihop dom” på rätt sätt.

Förbättrad integration mot IdrottOnline

Vi har gjort en rad förbättringar av integrationen mot IdrottOnline och tillfällen skickas numer löpande. Det är alltså ej länge ett krav på att först låsa tillfällen, de kommer markeras för att skickas när dom rapporterats.

Om Ni upptäcker några fel eller avvikelser i IdrottOnline, gå in på tillfället i vår närvarorapportering och spara om det, så kommer tillfället återspeglas på rätt sätt vid nästa export.

Vi har dessutom tagit fram stöd för närvarooptimering av aktivitetstillfällen i admingränssnittet.

Inställning ”Personal”

Vissa av er har haft problem med att ledarekonton inaktiverats hos IdrottOnline och därmed förlorat sina behörigheter. Vi har lagt till en inställning på Medlem > Detaljer som heter ”Personal/anställd”.

Är denna ruta ibockad kommer medlemskontot aldrig att inaktiveras hos IdrottOnline. OBS! inställningen hittar ni på Medlem > Detaljer på resp. persons medlemskonto.

Andra förbättringar!

Fem ledare

Vi stöder nu upp till 5st ledare per aktivitetsgrupp.

Senaste medlemsavgift

Det framgår nu på Medlem > Detaljer vilken den senaste erlagda medlemsavgiften är, samt huruvida den är betald eller ej.

Tvångsanmälan

Det finns nu möjlighet att ange bokningsreferens vid tvångsanmälan.

Nya funktioner!

Skapa e-postlista för anmälda till tävling

Det går nu att skapa e-postlistor baserat på anmälda till en tävling. Gå till Tävlingar > Anmälningar > Visa anmälda. Klicka på ”Skapa e-postlista” högst upp.

Avgiftsfria aktiviteter/sektionsinställning

Inställning per sektion för att medlemsavgift inte ska läggas på vid aktivitetsbokning. Gå till ”Redigera” för den sektion du vill ändra, scrolla längst ner så hittar ni en kryssruta för att aktivera spärren.

Spärr för antal bokningar under period

Möjlighet att ställa in antal tiiillåtna aktivitetsbokningar under en period inom samma sektion. Detta gör är man kan spärra möjligheten till flera bokningar även då start och slutdatum inte krockar.

Bokningskommentar obligatorisk

Inställning möjlig per sektion om bokningskommentar/fritextfält ska vara obligatoriskt vid aktivitetsbokning.

Funktionsnedsatt

En kryssruta ”Funktionsnedsatt” har lagts till på Medlem > Detaljer. Används i samband med närvarorapportering/LOK-stöd mot IdrottOnline.

Ej nyhetsbrev

Inställning på medlemskontot om medlem vill ha nyhetsbrev. Detta gäller enbart e-postutskick från admin, boknings/fakturaaviseringar och annat viktigt kommer alltid skickas oavsett inställning. Ledare som gör utskick till sina grupper kommer alltid levereras oavsett inställning.

Användare/ledarekonton

För att förenkla kommer vi framöver att slå ihop det som idag kallas för användarkonton med medlemskonton. För admin/ledare och övriga som använder systemet idag kommer det inte innebära någon direkt skillnad, förutom att ni endast kommer ha en inloggning oavsett om man är medlem, admin, ledare eller kanslist.

Som ett förberedande moment inför detta har vi tagit bort möjligheten att skapa nya användarkonton (System > Användare > Lägg till). Behöver ni lägga upp en ny användare/ledare, gå till Medlem > Lägg till för att skapa ett medlemskonto. Tryck därefter "Skapa ledarkonto" bland verktygen till höger.

Digitalt medlemskort

Möjlighet för era medlemmar att ta ut/visa upp sina medlemskort när man är inloggad på sitt konto. Läs mer under ”Kommer inom kort”.

Kommer inom kort!

Avbokning

Ny inställning för avbokningar, där man kommer kunna tillåta avbokningar fram till x dagar före kursstart samt ett klockslag.

Anläggningar

Hantering för anläggningar/platser/simhallar kommer att byggas om och ha stöd för flera ”nivåer”, så man kan välja anläggning, bassäng och bana.

Redigera aktivitetstillfällen

Förbättrad redigering av befintliga tillfällen, det kommer bl.a. gå att ändra tid för en serie tillfällen.

Aktivitetskalender

En komplett kalender för händelser/aktiviteter/tävlingar med avancerade filtrerinsfunktioner, prenumeration via egen kalender, veckoscheman etc.

Innehållshantering

1. Alternativ för kontaktsida; avvikande mottagaradress och ämne för meddelandet (t.ex. för att ha ett eget kontaktformulär per sektion).
2. Alternativ för verksamhet/sektion; exkludera vissa typer från att visas på menyn (ger möjlighet att t.ex. kunna dölja sommarsimskola även fast den ligger i samma typ som höstens verksamhet.

Förtursinställning

Möjlighet att ställa från/till datum per sektion för inställningen tidigare deltagande.

Digitalt medlemskort

Möjlighet att anpassa medlemskorten med egen logotyp, ett fritextsfält samt ”microloggor” från t.ex. sponsorer.

Postnummer/kommunstyrning

Möjlighet att begränsa kontoregistrering/aktivitetsbokning till en serie postnummer eller kommuntillhörigheter.

Avsändaradress per typ

Möjlighet att ställa in en avvikande avsändar/svarsadress för aktivietsbokningar inom en viss typ.

Ledarplanering och tidrapporter

I samband med ”anläggningar” tar vi även fram gränssnitt som blir ett översiktligt verktyg för verksamhetsplanering och ledarförsörjning.

Vi tar även fram möjligheten att ta ut tidrapporter för ledare baserat på närvaro som tex kan användas som underlag för lön/arvode.

ApN direktintegration

Arbete har påbörjats för en direktintegration med kommunsystemet ApN så att de som önskar slipper att använda IdrottOnlines funktion för att sända närvaro vidare till kommunen.

Övrigt

Ett antal buggar som åtgärdats bland annat

• Sidhuvud/bildspel; det går nu att ha upp till 10 bilder i bildspelet.
• Ekonomi/redovisning; felaktig beräkning av IB/UB kundfordringar.
• Ekonomi/läs in betalfil; vissa filer avvisades felaktigt beroende på felaktig öresavrundning.

Här kommer lite information om uppdateringen vi gjorde i förra veckan. Vi har även gjort några tillägg i användarmanualen, ni hittar den senaste versionen på startsidan i admin.

Användarvillkor

På sidan System > Användarvillkor sköter man den nya funktionen för medlems -och användarvillkor. Där ligger ett utkast på användarvillkor som ni bör anpassa efter er verksamhet. När texten publiceras kommer både befintliga och nya medlemmar att behöva

Vår medlemsapp är snart här!

Vi håller just nu på med slut-tester av vår medlemsapp där era medlemmar kan se sina bokningar, få meddelanden och annan info från ledare, boka aktiviteter och betala sina fakturor. Självklart även med pushnotiser när man fått en ny faktura, e-postmeddelande eller något annat viktigt.

Appen kommer att finnas tillgänglig på både Google Play och i App Store. Ni som förening